La priorización no es un tema nuevo; es bien conocido y mucho se ha hablado desde hace tiempo acerca del manejo de tareas y establecer prioridades como uno de los pilares fundamentales para el crecimiento y el éxito. Sin embargo, ha ido evolucionando de la mano de los avances en tecnología y las herramientas disponibles para el manejo del tiempo.
En el artículo ¿Quieres optimizar el manejo de tu tiempo? ¡Esto es para ti! compartí contigo algunas herramientas sencillas y trucos para organizar tu tiempo y tus días y así logres ser más productivo (si no lo has leído te recomiendo que hagas clic en el link y le eches un vistazo para que mejores el manejo de tu tiempo), y donde una de esas herramientas fue priorizar tus tareas.
Ese es el objetivo del post de hoy, ayudarte a establecer tus prioridades. Y para eso voy a compartir contigo mis principios básicos para la gestión del tiempo y actividades, y una técnica que desarrollé y que me ha ayudado enormemente a establecer de manera clara mis prioridades.
Lo más importante es que tengas claro que priorizar es sencillamente enfocarte en las actividades que le agreguen valor a tu tiempo y te ayuden en tu crecimiento, para así acercarte cada día más a tus metas y sueños. El objetivo es que no inviertas tu energía en actividades que no requieran tu atención, porque no todo lo que aparece en tu día a día merece tu tiempo.
Vamos a empezar con los principios básicos del manejo del tiempo y actividades, los cuales no son más que 5 sencillas acciones que te van a ayudar a mantener en orden todas las tareas y actividades que tienes (y que tocamos también en el artículo ¿Quieres optimizar el manejo de tu tiempo? ¡Esto es para ti!):
- VACÍA TU MENTE. Haz tu lista principal con todas las actividades que tienes por hacer.
- PRIORIZA. Establece prioridades claras y específicas entre todas las actividades que tienes en tu lista principal.
- AGENDA. Planifica tus actividades asignándoles el día y la duración a cada una. El calendario es tu mejor amigo.
- FOCO. Enfócate en las actividades que son prioridades para ti, sin dejar que las distracciones te roben la atención ni el enfoque.
- DECIR NO. Aprende a decir no. Es imposible hacerlo todo, recuerda que no todo lo que aparece en tu día requiere tu atención.
Ahora vamos a enfocarnos en el tema de hoy, el segundo principio: PRIORIZAR. Una de las técnicas más famosas para priorizar es la matriz del tiempo de Eisenhower, que fue desarrollada por el presidente de EE.UU Dwight D. Eisenhower y que se basa en dividir las tareas según su urgencia e importancia. Esta técnica funcionó de manera eficiente -en mi opinión- hasta los años 90 y principios de los 00. Sin embargo, siento que con todos los avances tecnológicos de nuestra era, la rapidez con que todo se mueve y la demanda extrema de nuestro tiempo (sobre todo para entregar resultados en la menor cantidad de tiempo posible) lo más efectivo es hablar del valor del tiempo que invertimos en cada tarea basado en su importancia en lugar de su urgencia. Pero ojo, si hay algo realmente urgente que requiere tu atención inmediata realízalo sin dudarlo.
Aplicando ese criterio desarrollé el “Ciclo Valor-Tiempo para Priorizar” para establecer mis prioridades e invertir mi tiempo de manera sabia y efectiva en las cosas que son realmente importantes para mí, y que hoy quiero compartir contigo para ayudarte a establecer tus prioridades:
Esta técnica se basa en 5 niveles de clasificación donde le asignas la importancia a cada una de las tareas que tienes una vez que aplicas el primer principio de VACIAR TU MENTE. Para entender cómo funciona, toma una actividad de tu lista y aplica el ciclo haciéndote la pregunta ¿ESTA ACTIVIDAD ES IMPORTANTE PARA MÍ? Así funciona cada nivel:
-. Nivel 1 – No. Aquí es donde caen las tareas que no son importantes para ti, por lo que las debes descartar. Por ejemplo: un email donde estás en la lista de distribución y piden una información a un compañero. No es una tarea para ti, así que no inviertas tiempo en ella.
-. Nivel 2 – Quizás. Esas actividades que no estás seguro si son importantes o si requieren de tu atención, por lo que puedes dejarla en tu lista principal sin necesidad de asignarle un tiempo específico. Por ejemplo: Preparar el manual de manejo de la impresora de la oficina.
-. Nivel 3 – Si, pero no yo. En este nivel es donde comienzan a aparecer las actividades importantes. En este caso es una actividad importante pero que no necesariamente eres tú el responsable (o el más indicado) para realizarla. La acción a tomar aquí es delegar la actividad. Por ejemplo: Actualizar el software de análisis de datos. Es importante, pero es el departamento de informática el responsable de realizar la tarea.
-. Nivel 4 – Si, pero no ahora. Aquí caen las tareas que son importantes y que eres tú el responsable de realizarlas, pero que no requieren de tu atención inmediata. Cuando una tarea cae en este nivel le vas a asignar un tiempo en tu calendario. Por ejemplo: Realizar el reporte de resultados del primer cuarto del año.
-. Nivel 5 – Si. Este es el nivel donde la tarea es tu responsabilidad y requiere tu atención inmediata. Estas son las actividades que debes realizar y/o completar durante el día. Por ejemplo: Revisar el material para presentar el plan de acción a tu manager. Para este nivel te recomiendo que no tomes más de 2-3 tareas por día; si lograste completarlas y aún dispones de tiempo -sin afectar tus otras prioridades- repite el ciclo para escoger la siguiente tarea.
Toma unos minutos de tu día para aplicar el ciclo y definas las tareas en las que vas a trabajar; yo invierto entre 5 y 10 minutos en la mañana para escoger las actividades de mi lista principal en las que voy a trabajar ese día. Al principio puede que te lleve más tiempo, pero a medida que la implementes verás que no necesitas más de 10 minutos al día –la práctica hace al maestro-. Te recomiendo que implementes el Ciclo Valor-Tiempo para Priorizar tanto en tu vida profesional como personal, manejar tus prioridades no es solo acerca de manejar tu tiempo sino de manejar tu vida basado en lo que es importante para ti y así enfocarte en tus metas y trabajar en tus sueños.
Recuerda que estoy aquí para ayudarte, así que puedes ponerte en contacto conmigo a través de las redes sociales, email o por medio de los comentarios para cualquier duda o asesoría que necesites.
Y como siempre relájate, coge tu taza y ¡TE INVITO UN CAFÉ!
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